現(xiàn)在這個(gè)社會(huì)，很多人不喜歡寫信，而喜歡用E-mail, 商務(wù)上使用E-mail聯(lián)系更是普遍。外企和國企不同的是，外企對(duì)E-mail特別重視，公司內(nèi)部往來的信件都會(huì)明確的分類，有些是urgent,有些的priority值比較低，這樣有利于向上司匯報(bào)重要信息，也節(jié)省大部分的時(shí)間。E-mail如此重要，書寫的方式就要求規(guī)范了，不能像平時(shí)我們和朋友，家人間的E-mail往來那么隨意，因?yàn)榧词鼓阌X得不那么重要，萬一哪天領(lǐng)導(dǎo)要查看信件，如果是苛刻點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)，你就糗大了。網(wǎng)絡(luò)俚語，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標(biāo)也別用。E-mail的書寫很簡單，采取左對(duì)齊，單邊行距的文檔格式。段落之間double-space. 具體，我列出以下幾個(gè)注意點(diǎn)。

1. Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.

對(duì)收信者要稱呼對(duì)方的全名。使用中性的語言。如果關(guān)系不是那么親密，用Mr., Ms., Dr會(huì)比較好。

2. Write a specific, not general, topic in the subject box.

在Subject一欄里要把主題寫的明確，不要大眾化。不然，很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那，事情就大條了。

3. Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.

首句就直截了當(dāng)?shù)母嬖V對(duì)方這封E-mail講的是什么事。簡單，明確。

4. Put the details of your message in the second paragraph.

第二段落是細(xì)節(jié)的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遺忘的信息放在第二段。

5. Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.

信件簡明，扼要。你要知道對(duì)著電腦屏幕一行行的看字，不像看本書，是很傷眼睛的。所以，為了他人著想，盡量寫的言簡意賅吧。實(shí)在E-mail不得不長，分段處用Headings。

6. Never write in all capital letters or all lower-case letters.

之所以用大寫是為了引起別人的重視，如果全用大寫字母，不是招人煩么。全用小寫字母也是不當(dāng)?shù)?。這樣，會(huì)給人一種不尊重，偷懶的感覺。

7. Be cautious about what you say in a business e-mail.

記住，你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬事要小心，別把一些謠言，玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號(hào)，信用卡密碼。

8. Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.

一封E-mail寫完了，別忘記查看附件有沒有上傳好。你的語氣是不是夠?qū)I(yè)，Grammar和spelling可以交給word來做。唉，這點(diǎn)是我最傷心的，回了國之后老打錯(cuò)字，被罵了好幾回，就為了我不自己校對(duì)好就呈給領(lǐng)導(dǎo)看（抄都容易抄錯(cuò)，不活了）。在國外的時(shí)候都是請(qǐng)最最親愛的word來幫我完成的。

9. At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.

在E-mail收尾的部分，別忘了加上你的全名和結(jié)束語,像Sincerely, Cordially, or Regards.

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