無論寫作是出于什么原因，采用何種風格，都有通用的寫作建議來幫你調整信息，改善寫作：　

1 明確目的

開始寫作前最基本的問題就是問清自己為何寫作。寫學術論文旨在傳達信息、舉例論證并得出結論。寫投訴信則旨在尋求結果，比如要求退款。你要時刻記住寫作目的以防跑題。更好的做法是：把目的用盡量簡短的話寫下來，或者打印出來，寫作的時候放在身邊。

2 選擇合適的風格

在談話時，我們會自覺的選擇說話的內容和方式以適應不同的對象。我們和經理或者老師交流采用一種方式，和朋友用另一種方式，等等。一篇好的文章就如同談話：選擇讓閱讀者感到舒適并能給予良好回應的風格和措辭。

3 擬定提綱

人們寫作常不擬提綱，結果導致寫作各部分不連貫。不論你寫的是萬字報告還是投訴信函，擬寫作提綱和寫作結構都是至關重要的第一步，它能使你的思想快速有效地被他人理解。思維導圖和采用可視圖表組織信息都是不錯的方法。

4 寫給讀者看而不是自己

寫作的目的是要向他人傳遞思想與信息，寫一詞一句你都要牢記這一點。你了解自己寫作的內容和原因，因此，很容易跑偏，寫的信息只對自己有用而對他人毫無用處。這樣不僅浪費自己的時間，也浪費他人的時間。

5 引導讀者閱讀　

寫作過程中你的任務是幫助讀者快速準確地理解你的思想。為此，有必要向讀者清晰地展示各個部分如何銜接。每個句子、每個段落都應與上下文有關。你應使用互相聯系或互相轉折的單詞或短語來銜接，如：as a result(結果是), in this way(這樣), in contrast(相反)。小標題也能幫助讀者跟上你的思路，可以試著用一用

6 適度使用被動語態(tài)

在有關科技等的文章中被動語被使用較頻繁，也適合使用被動態(tài)，但在普通文章中被動態(tài)常被誤用與濫用。主要問題是使用被動態(tài)會使本應該具有主觀性的文章變得客觀，因為被動態(tài)強調動作而非動作的執(zhí)行者。但是往往誰做了這件事本身就是一個很重要的信息。