上期我們談了如何在寫作中清晰的表達目的，達成溝通效果。實際上，選擇什么樣的正式程度也是非常重要的。不合適的語氣，不僅會把有趣的事情變得無聊，可能還會損害人際關(guān)系，比如，你的一位好朋友升職了，下面這封正經(jīng)八百的賀信，就會產(chǎn)生深深的違和感：

It is with my deepest and sincerest good wishes that I hereby wish to acknowledge receipt of the news that you have been promoted.

收到這樣一封冷冰冰、假惺惺的郵件，是感覺很莫名其妙呢？太過正式的語氣顯然不適合這樣的場合，正常版本應(yīng)該是這樣：

Congratulations. I hear you are the line manager of your team！

恰如其分的語氣，不僅會讓寫作達到更好的溝通效果，還會增加個人魅力，營造良好的人際關(guān)系。通常商務(wù)寫作的正式程度可分為三種，formal，semiformal和informal，正式，通俗和非正式。那么，如何選擇合適的正式程度？ 我們用一個案例解釋：Steven收到了一份建議書，整體很不錯，唯一的問題是他認為建議書中的項目進度他們可能會跟不上，需要做些調(diào)整，我們看在不同的情況下，Steven是如何做出回復(fù)的吧！

一、寫給熟悉的同事

"Your proposal to Smith and Kline is super. We'll just need to hammer out the schedule. If we get the contract, I owe you lunch!"

因為對方是同一個部門，而且關(guān)系非常好的同事，所以Steven用了像"hammer out"，"I owe you lunch"這樣的非正式用語，讓這封郵件看起來非常隨意親切，而且拉近了他和同事之間的關(guān)系。在選擇語言風(fēng)格上，Steven考慮到了和對方的熟悉程度。

二、寫給上司

"I think your proposal to Smith and Kline is excellent. I have marked a couple of places where I'm concerned that we are committing ourselves to a schedule that we might not be able to keep. If I can help in any other way, please let me know."

寫給上司，語言自然不能像寫給同事一樣隨意，但又不是過于死板，要客觀的表達自己的觀點，供上司參考，同時還要體現(xiàn)出對上司的尊重，所以Steven用了像"I'm concerned""committing ourselves to""If I can help"這樣semiformal的表達，在這封郵件中，決定Steven語言風(fēng)格的是職級關(guān)系。

三、寫一封報告

Steven需要就此事寫一封報告給公司的管理層，既然是報告，語言風(fēng)格自然要比email更加正式。memo、email、letter、report、proposal，正式程度是有區(qū)別的。從文體上來說memo、email是偏向非正式的，而letter、report、proposal是偏正式的。Steven要寫的是一份面向管理層的報告，語氣自然需要體現(xiàn)出嚴謹、專業(yè)、客觀：

The Smith and Kline proposal appears complete and thorough, based on our department's evaluation. Several small revisions, however, would ensure that the company is not committing itself to an unrealistic schedule. These revisions are marked on the copy of the report attached to this message.

"complete and thorough"這樣更加具體的詞匯替代了"excellent、super"，而整個報告中都沒有出現(xiàn)第一二人稱"I"和"you"，用物來主語的情況，是正式語言的一個重要特征。寫這封報告，steven考慮到的是文體形式。
看完這三封信，我們總結(jié)一下，Steven是如何選擇合適的正式程度的。在選擇語氣的時候，需要考慮三點因素：和讀者的熟悉程度、職級關(guān)系和文體形式。寫給同事和老客戶自然沒有寫給上司和新客戶那樣正式。當(dāng)然除此之外，我們還有最后一個非常重要的因素需要考慮。

四、這是好消息嗎？

像我們開頭舉的例子一樣，我們在傳達好消息的時候，更傾向于隨意、非正式的風(fēng)格，這種風(fēng)格更容易表達充沛的情感。而如果是壞消息，就不太適合非正式的風(fēng)格了，比如公司要通知一個同事，他被辭退了，用"You get fired"顯然是不合適的，這么草率、直接的表達，會讓人難以接受。而如果換成這樣，

"This letter confirms our discussion today that you are being laid off from your employment with xx company."

雖然換了包裝也改變不了壞消息的本質(zhì)，但正式的表達，會體現(xiàn)出這是個深思熟慮的決定，也體現(xiàn)了對讀者的尊重。

怎么樣，選擇恰如其分的語氣，你學(xué)會了嗎？下一期會給大家介紹，如何讓你的語氣"躍然紙上"！

高效商務(wù)寫作(1)：打字員的逆襲?
高效商務(wù)寫作(3)：讓你的語氣躍然紙上