向客戶催款，但實(shí)際上對(duì)方已經(jīng)付過了

如果你經(jīng)營(yíng)著一家小公司并且發(fā)生了現(xiàn)金流轉(zhuǎn)問題，這種尷尬情況會(huì)經(jīng)常發(fā)生（盡管你可能不愿承認(rèn)）。當(dāng)然，即使你供職于一家大公司，現(xiàn)金流轉(zhuǎn)問題也是最為重要的。你一次次地開賬單，一次次地等待，并且得到承諾說支票馬上就要寄出了。最后你忍無可忍，發(fā)送了一封言辭激烈的電子郵件。就得這樣做，這個(gè)客戶活該，對(duì)吧？不過，結(jié)果卻是在你的文件柜里發(fā)現(xiàn)了一個(gè)皺巴巴的信封，寫著該客戶的回信地址，并且——裝著一張支票！或者情況更糟：你的會(huì)計(jì)上周就把支票入賬了，卻忘了告訴你。試試下面這些完美措辭。

若付款剛剛到達(dá)
如果支票確實(shí)晚到了，謝謝你的客戶并繼續(xù)敦促對(duì)方。
● 我在郵件中提及的那筆付款我方剛剛收到，并且已經(jīng)入賬。
● 謝天謝地，我給您發(fā)出郵件后不久付款就收到了，我們會(huì)很快入賬。
● 我在電子郵件中提到付款已經(jīng)晚了三周，隨后不久我方就收到了該賬款。
● 我方已收到你方支付的6月5日的服務(wù)費(fèi)。如你所知，你方仍拖欠6月10日和6月15日的賬款未付。

若付款在一兩周前就到了
這種情況下你可以道歉?？蛻舻拇_拖延了，但不像你想象的那么晚。另一方面，禮貌的道歉有利于清除遺留問題，可以使今后的資金流轉(zhuǎn)更快一些。
● 我公司的會(huì)計(jì)剛剛通知我們已于6月1日收到了支票，感謝貴方的付款。
● 根據(jù)我方記錄，實(shí)際上我方已于兩周前就收到了款項(xiàng)，我們?cè)e(cuò)誤地發(fā)送了催款信息，很抱歉。
● 我方曾向您發(fā)送電子郵件催促一筆拖延的款項(xiàng)，事后才發(fā)現(xiàn)已于5月19日收到了該款，感謝您的關(guān)注。如果我方先前的郵件給您帶來任何干擾的話，我們深表歉意。
● 我們已于6月1日收到了那筆5月19日到期的款項(xiàng)，貴方的賬務(wù)現(xiàn)已結(jié)清，我們?yōu)樽罱l(fā)的電子郵件表示道歉。

若是賬務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，而且你根本沒有提供過該項(xiàng)服務(wù)
需要道歉嗎？當(dāng)然，而且速度要快，態(tài)度要謙恭。
● 剛剛發(fā)現(xiàn)我方賬務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)錯(cuò)誤，我正為一項(xiàng)根本不存在的服務(wù)向您索要付款，我對(duì)此錯(cuò)誤給貴方帶來的不便深表歉意。
● 請(qǐng)接受我們的道歉，在檢查我方賬目時(shí)發(fā)現(xiàn)我們?yōu)橐豁?xiàng)不存在的服務(wù)向您索要付款，我們已經(jīng)在系統(tǒng)中改正了這一錯(cuò)誤，并再次表示歉意。
可能的話開個(gè)玩笑
● 我們剛剛意識(shí)到發(fā)票B-202所列的業(yè)務(wù)根本沒有發(fā)生，這就是貴方付款遲遲未到的原因！請(qǐng)接受我們的道歉。
● 天哪，我們剛剛發(fā)現(xiàn)賬目上的一個(gè)小錯(cuò)誤，我們正在向您討要一筆根本不存在的欠款。所以，很抱歉打擾了。當(dāng)然，如果你們真想付款的話……