“重要、不重要、緊急、不緊急”四個(gè)詞湊到一起來形容事情的話，可以有四種組合：重要又緊急的、重要但不急的、不重要但緊急的、不重要又不緊急的。如果讓你安排做事情的先后，該怎么排？你每天都圍著哪種事情在耗費(fèi)時(shí)間精力？這個(gè)問題看似簡單，其實(shí)很是考驗(yàn)人的能力的。

首先，是如果讓你安排事情先后，99%的人都會(huì)把重要又緊急的事情放到第一位，不重要又不急的放在最末吧？其次，是在真正的現(xiàn)實(shí)生活中，50%以上的人每天忙著的不重要的事（但很可能的確很急）而不自知。

然后，便是我的“開壇講法”了? 。所以要把這幾個(gè)詞提出來細(xì)細(xì)琢磨，只因這四個(gè)詞很好地包含了我們每天都要做的事情的特質(zhì)，而如何正確制定自己的計(jì)劃，實(shí)在是磨刀不誤砍柴功的要緊事，再進(jìn)一步，一個(gè)人成功與否，很大程度上也就體現(xiàn)在這里了。

首先，一個(gè)優(yōu)秀的人，一定要有敏銳的判斷力，對于一件事重要與否應(yīng)該在每一時(shí)間做出正確的判斷，才方便下一步制定計(jì)劃。而現(xiàn)實(shí)中很多人，在第一步判斷重要性時(shí)便出了錯(cuò)：往往把一些不重要但很急的事當(dāng)做要事大事來抓，每天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)但其實(shí)又真的沒干什么，就向一個(gè)救火隊(duì)員一樣，哪里有火哪里跑，最后卻收益甚微。

其次，真正的高手，是不會(huì)整天被所謂重要又緊急的事拖著到處亂轉(zhuǎn)的。為什么？因?yàn)閷@類人而言，重要又緊急的事一般不會(huì)太多。為什么？因?yàn)樗麄兊淖⒁饬?，一開始就沒放在那99%的人的重要又緊急的事的范圍里，他們關(guān)注的是重要但不緊急的事，這類事才是最值得投入精力的，因?yàn)樗鼈兪亲钣锌赡茏龊玫氖拢〞r(shí)間充裕），而且一旦在開始就把這類事安排好了，那它們就沒可能發(fā)展成重要又緊急的事了。大家以為那么多重要又緊急的事是哪里來的？除了部分突發(fā)事件，很多就是平時(shí)看來重要但不急的事到最后給拖出來的！再回來原點(diǎn)：我們?yōu)槭裁匆営?jì)劃？不是為了好看為了心理安慰，很大程度上就是要在計(jì)劃中把做重要但不急的事情的時(shí)間給分配出來啊！比如對學(xué)生而言，學(xué)外語，做鍛煉，甚至交際，都很重要吧？但這些事比起交作業(yè)準(zhǔn)備考試四六級來，顯得就不急了，于是大家對不急的事干脆就能拖一天算一天，到了最后，要用到這些能力的時(shí)候，才驚慌地發(fā)現(xiàn)自己根本沒來得及儲(chǔ)備這方面的能量，于是開始臨時(shí)抱佛腳。結(jié)果，冰凍三日非一日之寒，這佛腳實(shí)在不是好抱的，很多好的機(jī)會(huì)就這么眼睜睜看著失之交臂。

以上觀點(diǎn)，我很早從一位良師那里得來的，以為大家都明白，結(jié)果前日說與一朋友聽，對方卻道聞所未聞，所以今日寫出來，與我的朋友分享。希望大家不要再走彎路，做事前多想一想，也算是對自己的一種提醒吧！很多時(shí)候，知道是一回事，要做到又是一回事了。所以需要大家相互鼓勵(lì)，相互監(jiān)督，以戰(zhàn)勝自己的惰性。最后，如何做到這些？

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為什么要區(qū)分緊急與重要任務(wù)

我認(rèn)為有必須要解釋一下緊急和重要的概念。因?yàn)槟憧赡懿]意識(shí)到，緊急與重要是完全相互獨(dú)立的。只要你了解了這點(diǎn)，那么你就能輕松地從任務(wù)清單中挑選出自己的優(yōu)先任務(wù)了。也許通過這個(gè)簡單的任務(wù)圖表可以更好的理解這個(gè)概念：

第I象限是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。

有些人做事不分輕重緩急，遇事就趕緊去做，不加考慮，這樣的人看起來好想天天都有緊急的事情去做，其實(shí)是對第一象限緊急而重要的事情的錯(cuò)誤理解。

【案例】

緊急的事情并不是經(jīng)常出現(xiàn)、隨時(shí)發(fā)生的。發(fā)洪水危及到人們的生命財(cái)產(chǎn)安全就是緊急而重要的事情，水火無情，一旦發(fā)生洪水任何事情都變得不重要，抗洪救災(zāi)成了頭等的大事。一切力量和資源都要為優(yōu)先處理這件事服務(wù)。如果洪水發(fā)生在無人居住的地方，不會(huì)有人身和財(cái)產(chǎn)的損失，發(fā)洪水這件事就變得無關(guān)緊要。

企業(yè)要與美國的商貿(mào)界人士談判，但沒有人精通英文，找一個(gè)精通商務(wù)英語的翻譯就成了緊急而重要的事情，翻譯找不到會(huì)直接影響與外商談判的可能性和進(jìn)程。如果在與外商談判前就已經(jīng)有了一個(gè)很好的翻譯，尋找翻譯也就不再是緊急而重要的事情了。

案例分析：并不是所有的事情在任何情況下都會(huì)成為緊急而重要的事情。只有在極少數(shù)的情況下，各種因素在同一個(gè)時(shí)空出現(xiàn)，相關(guān)條件具備時(shí)，這件事才可能成為第一象限中的事件。

不要為第一象限的事件憂心忡忡，因?yàn)?，第一象限的事件并不?huì)經(jīng)常出現(xiàn)。

第II象限是不緊急但非常重要

在四個(gè)時(shí)間象限中，最有價(jià)值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。

【案例】

海嘯的預(yù)警機(jī)制在東南亞海嘯以前沒有得到應(yīng)有的重視，盡管人們早就認(rèn)識(shí)到它能夠有效疏散人員，轉(zhuǎn)移財(cái)物。在海嘯沒有發(fā)生的時(shí)候，海嘯預(yù)警機(jī)制雖然并不需要緊急建立，但是它對于沿海國家來說非常重要。

海嘯發(fā)生之前，海嘯預(yù)警機(jī)制固然重要，但人們并不認(rèn)為它需要馬上設(shè)立，所以就忽視了這件非常重要的事情。到海嘯發(fā)生時(shí)，沿海國家由于沒有事先設(shè)立海嘯預(yù)警機(jī)制，致使信息溝通困難，各部門反應(yīng)遲鈍，造成了極其重大的生命財(cái)產(chǎn)損失。

案例分析：海嘯預(yù)警機(jī)制的建立并不緊急，但是對于沿海國家來說非常重要。這件重要的事情如果不能“未雨綢繆”地完成，當(dāng)與此相關(guān)的事情來臨的時(shí)候，它的缺位必然會(huì)導(dǎo)致很大的損失。

【案例】

某外資企業(yè)向一個(gè)管理專家提出了一個(gè)問題。他問這個(gè)管理專家，為什么同樣的設(shè)備，同樣的管理，我們本土的員工的工作效率，是你們的三倍多？我們不斷地對各級管理人員和工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的執(zhí)行力，提高他們的技能。另外還通過績效考核和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，想辦法去刺激他們，但效率為會(huì)么還是提不上不去？

于是，這個(gè)專家就到這個(gè)企業(yè)進(jìn)行調(diào)查。他發(fā)現(xiàn)問題不是出在管理和員工的素質(zhì)上，而是出現(xiàn)在兩種文化的沖突上，這個(gè)企業(yè)的本土文化和中國的文化發(fā)生了沖突。

后來這個(gè)專家給這個(gè)外資企業(yè)制定了一個(gè)方案，讓這個(gè)企業(yè)用18個(gè)月來解決兩種文化沖突的問題。

這個(gè)企業(yè)在這個(gè)方案的指導(dǎo)下，經(jīng)過18個(gè)月的改革，企業(yè)效率明顯提高，基本上達(dá)到了企業(yè)本土的效率。

案例分析：企業(yè)文化的改變對于企業(yè)的效率提升來說并不是緊急的事件，如果企業(yè)文化制約企業(yè)效率提升，企業(yè)文化的改變就成了提高企業(yè)效率很重要的事情。企業(yè)文化的改變與提高企業(yè)效率并不在同一個(gè)時(shí)空出現(xiàn)，它對于提高企業(yè)效率很重要，但并不緊急，因此，這一事件屬于第二象限的事件。

第III象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，它會(huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺——實(shí)際上就算重要也是對別人而言。這種事情可以交到下級去辦。

也就是說，處理事情的優(yōu)先次序，先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”。

第IV象限屬于不緊急也不重要的事。既然不重要也不緊急。這種是你高興就去辦，不高興就可以不去想的事。

[本段內(nèi)容是從其它的資料里摘錄的： 比如鍛煉身體保持健康是重要的事情，而看病則是緊急的事情。如果不鍛煉身體保持健康，就會(huì)常常為了病痛煩惱。又如防火是重要的事情，而救火是緊急的事情，如果不注意防火，就要常常救火。找工作也是如此，想好自己究竟要什么是重要的事情，找工作是緊急的事情，如果不想好，就會(huì)常常要找工作。往往緊急的事情給人的壓力比較大，迫使人們?nèi)ペs緊做，相對來說重要的事情反而沒有那么大的壓力，大多數(shù)人做事情都是以壓力為導(dǎo)向的，壓力之下，總覺得非要先做緊急的事情，結(jié)果就是永遠(yuǎn)到處救火，永遠(yuǎn)沒有停歇的時(shí)候。]

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　　諸葛亮說：“這只鐵桶最大的容量，象征著在一段時(shí)間內(nèi)，一個(gè)人的最大工作量。碎石象征著既重要又緊急的事務(wù)，石塊象征著重要、但不緊急的事務(wù)，細(xì)沙象征著緊急、但不重要的事務(wù)，水象征著既不重要也不緊急的事務(wù)。”他一邊說，一邊畫事務(wù)分類表給劉備看。

諸葛亮問：“是不是像這樣？”他把鐵桶中裝滿碎石，然后，那塊石頭怎么也裝不下去了。

“是這樣?！眲潼c(diǎn)點(diǎn)頭。

諸葛亮又問道：“如果換一種裝法呢？”他把石塊一一放進(jìn)鐵桶里。當(dāng)鐵桶里再也裝不下一塊石頭時(shí)，他停下了來，問：“現(xiàn)在鐵桶里是不是再也裝不下什么東西了？”

“是?！眲浠卮稹?/p>

“真的嗎？”諸葛亮問。隨后，他不緊不慢地抓起一把碎石，放在已裝滿石塊的鐵桶表面，然后慢慢搖晃，然后又抓起一把碎石…不一會(huì)兒，這一小桶碎石全裝進(jìn)了鐵桶里。“現(xiàn)在鐵桶里是不是再也裝不下什么東西了？”諸葛亮又問。

“還……可以吧。”有了上一次的經(jīng)驗(yàn)，劉備變得謹(jǐn)慎了。

“沒錯(cuò)!”諸葛亮一邊說，一邊把細(xì)沙緩緩地倒在鐵桶的表面。他慢慢搖晃鐵桶。大約半分鐘后，鐵桶的表面就看不到細(xì)沙了。

諸葛亮再一次間道：“現(xiàn)在鐵桶裝滿了嗎？”

“還…沒有?！眲潆m然這樣回答，但心里其實(shí)沒底。

“沒錯(cuò)!”諸葛亮一邊興奮地說，一邊慢慢地把水往鐵桶里倒。水罐里的水倒完了，諸葛亮抬起頭來，微笑著問：“這個(gè)實(shí)驗(yàn)說明了什么？”

靈感像閃電一樣從劉備的腦海劃過，他驚奇地說：“我明白了，這就是您所說的分類處理、優(yōu)先解決嗎？”

“對。你很聰明?！敝T葛亮頓了頓，說：“這個(gè)實(shí)驗(yàn)告訴我們：如果鐵桶里早已裝滿了碎石、沙子和水，那么你就再也沒有機(jī)會(huì)把石塊裝進(jìn)鐵桶里了?？墒牵绻闶紫劝咽瘔K裝進(jìn)去，鐵桶里還會(huì)有很多你意想不到的空間來裝剩下的東西。因此，有效率的時(shí)間管理需要你分清楚什么是石塊？什么是碎石、沙子和水？并且總是把石塊放在第一位。”

“可是，”劉備仍然有些迷惘，“這四種分類究竟對結(jié)果有何影響呢？”，諸葛亮說：“整天忙于處理碎石型事務(wù)的人，時(shí)刻有壓力感，總在處理危機(jī)、收拾殘局，因此顯得心力交瘁。偏重于沙子一類事務(wù)的人，通常缺乏自制力、短期行為嚴(yán)重，喜歡巧言令色，人際關(guān)系浮泛。偏重于水一類事務(wù)的人，可謂全無責(zé)任感，恐怕連目己如何維生都很困難?！?/p>

劉備繼續(xù)問道：“會(huì)不會(huì)因?yàn)槠厥瘔K而耽誤了碎石呢，因?yàn)榕槭吘箒淼镁o急呀!”

“體知道碎石怎樣來的嗎？它是石塊破碎而成的?！敝T葛亮笑道，“偏重于石塊一類事務(wù)的人，他的碎石會(huì)很少。偏重于碎石一類事務(wù)的人，他的碎石會(huì)源源不斷?！?/p>

劉備若有所思地點(diǎn)點(diǎn)頭。

諸葛亮繼續(xù)說：“只有偏重于石塊一類事務(wù)的人，才是真正有效率的人，他善于審時(shí)度勢，能夠抓住問題的關(guān)鍵，急所當(dāng)急，當(dāng)機(jī)立斷并防患于未然。盡管有時(shí)也會(huì)有燃眉之急，卻能設(shè)法降到最低。因此，這類人顯得有遠(yuǎn)見、有理想，守紀(jì)律，自制力強(qiáng)，生活平衡有規(guī)律，而且能成大事。”