大部分身處銷售部的朋友寫email常犯一些錯誤,我例舉了一些。大家可以看看,對比一下自己,其中的幾條是自己也會有的?接下來再討論開發(fā)信怎么寫。

1)郵件寫得過長。

客人的時間很寶貴,每天要收到數百封郵件,你想想,一個不認識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你,英語表述又不好,還加了好幾M的附件,你會不會認真去看?而且很多老外的時間觀念很強,每天都有幾塊固定的時間用來處理email,很多長篇大論的郵件,只要不是他的熟人發(fā)的,一般會被直接刪除,或者是把你的地址設為垃圾郵件。

我問過很多西歐客人,他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒,也就是大致掃一眼,重要的郵件,一般馬上仔細閱讀并回復,不是太重要的,會在outlook里標注上要處理的具體時間,然后從inbox拉到相應的子目錄里。換句話說,只要客人的郵箱地址是對的,也是你要找的right person,你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒,就是決定命運的時刻了。這種情況下,試問你敢不敢把郵件寫得很長?

2)沒有明確的主題。

一個不明確的主題,會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經驗了,內容要言簡意賅,直接吸引客人通過主題去點開郵件,目的就達到了。至于他看了以后有沒有反應,就要看實際情況和你內容的功力了。

舉個例子吧,假設我是做太陽能燈的公司DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美國的Home Depot,盡管可能是通過貿易商做的,不是直接合作,但是完全可以當作一個開發(fā)新客人的籌碼!如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc(這個名字是我編的),我從google上了解了一些這個公司的信息,知道他們是美國的進口商,有做太陽能燈系列,希望能試著開發(fā)這個客人,我一般會這樣寫主題,“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中,ABC inc代表了客人的公司名,你在寫給他的主題上首先加上他公司名,表示對他們公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應商,既表明了實力,也勾起他的興趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來,假設你找對了人,這個正是ABC公司太陽能燈的buyer,又或者是他的某一個主管,突然某一天收到這么一個主題的郵件,哇,home depot的供應商找上來了,太棒了,應該看看是不是有合作機會,是不是比原有供應商更好?他打開郵件的概率會非常非常大!再說了,這個主題設置的還有一個好處,就是客人即使暫時不回你郵件,只是放在收件箱里,但是將來某一天他突然想讓你報報價,很容易就能找到這封郵件!只要關鍵詞輸入home depot,保證一下子就找到。

3)長篇大論的公司或工廠介紹。

我現在做buyer,也會收到工廠和貿易公司的推銷信。貿易公司還稍微好一點,很多工廠的業(yè)務員,開發(fā)信實在寫得不咋地,簡直可以說是慘不忍睹,既浪費客人時間,也浪費自己時間。

有朋友會反問,那是不是完全不寫呢?我的回答是,也不一定,要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢,可以寫,但是最好一筆帶過就可以了??梢赃@樣寫:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

簡單一點,一兩句話點到重點,調起老外的胃口,讓他反過來問你各種問題,你的目的就達到了。做業(yè)務久了你就發(fā)現,很少有客人每封郵件長篇大論的,即使有,也是極少數的特例,或者是要確認一些細節(jié)之類的。