對終日坐在電腦前的 IT 玩家來說，最大的麻煩就在于有時會在不知不覺中耗掉大半個工作日，所做的工作卻并不是多重要，多半是看看新聞，聽聽音樂，聊天收信寫博客之類。也正是為此，我才會挖空心思研究如何讓電腦為人所用而不是浪費(fèi)人的時間。在這個問題上，知識管理是一方面，它可以幫人快速加工、收藏和定位有價值的信息；時間管理又是一方面，它能夠使人按照既定的計劃行動，而不是被一件接一件的工作弄得無所適從。

?

節(jié)約時間的四個技巧：

1. Make (certain kinds of) lists.

Lots of people have a To-Do list. Allen has five lists.（滬江小編注：原文的前言提到了一個名叫Allen的人，所以這里會提到Allen）
*The "Projects" list tracks big-picture outcomes: Conduct performance reviews. Install new tires on the Volvo.
*The "Next Actions" list itemizes next steps on all active projects: Read research report. Call Elizabeth about next week's meeting.
*The "Waiting For" list records activities that depend on someone else.
*The "Calendar" tracks time-specific appointments and day-specific actions.
*The "Someday/Maybe" list records discretionary tasks: Go scuba diving in Fiji.

1. 制作任務(wù)列表
許多人都有自己的任務(wù)列表，這里的 5 種列表僅供參考。
* "工程" 列表記錄大塊的工作，如撰寫產(chǎn)品性能評論，為轎車安裝新輪胎等
* "步驟" 列表列舉當(dāng)前正在進(jìn)行的工程的下一步驟，如閱讀研究報告、打電話通知同事參加下周的會議等等
* "等待" 列表記錄那些需要依賴別人才能完成的活動
* "日程" 列表記錄那些有時限的任務(wù)或具體到某天進(jìn)行的工作
* "即興" 列表記錄那些可以自由安排的工作，如去斐濟(jì)潛水

2. Don't let your inbox box you in.

An inbox is a place for capturing the chaos that comes across the transom. But that doesn't mean you should treat it as a black hole. Get to the bottom of your in-basket once a day. Take just one thing out of it at a time; don't look at the second item until you've determined an action for the first. And once you remove an item, never put it back in.

2. 不要陷入收件箱中
收件箱一天只要查看一次就夠了，一次只處理一項；在決定如何處理前一項之前，不要去查看后一項；一旦將某一項處理完畢，就不要再回頭。

3. Remember the two-minute rule.

Any time you're confronted with an action item that will take less than two minutes to complete, do it immediately.

3. 兩分鐘原則
任何時候遇到兩分鐘內(nèi)就能做完的事，立刻將它們做完。

4. Always do a weekly review.

Take 30 minutes every Friday afternoon to review and update your lists, process loose papers and notes, and think about upcoming events.

4. 做出每周工作總結(jié)
每周五花上一點時間總結(jié)本周工作并安排下周的任務(wù)列表，處理一些不很緊要的文檔和筆記，同時考慮接下來要做的事。

最后有一點需要說明，那就是任何工具跟策略都不會取代人的大腦，無論是知識管理還是時間管理，都需要管理者做一些主動的思考。對于前者，管理者需要考慮選擇收藏哪些信息，信息之間的內(nèi)在聯(lián)系是什么；對于后者，管理者需要考慮宏觀的工作任務(wù)和微觀的操作細(xì)節(jié)，以及各項工作之間的優(yōu)先順序。更進(jìn)一步，在任務(wù)列表做好后，還需要靠著耐心和習(xí)慣將這些任務(wù)逐一完成?？偲饋碚f，要想不被電腦控制，就得比電腦更有頭腦。


原文地址：Four Tricks That Save Time
翻譯：默默