在編寫商務(wù)英語郵件時(shí),確保信息的清晰、專業(yè)且得體是至關(guān)重要的。以下是六個(gè)編寫商務(wù)英語郵件的技巧,幫助您更有效地進(jìn)行溝通。一起來看看吧!

一、寫商務(wù)英語郵件的6個(gè)技巧

1、親切自然可以用We就不要用You

那具體要怎么做呢?把每次e-mail往來當(dāng)成是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談,只不過交談的介面是e-mail。用我或者是我們做主詞,這樣才能讓email讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡(jiǎn)單自然,親切又人性化。

舉個(gè)例子:官樣e-mail:Your mail has been received.親切e-mail:I have received your mail.官樣e-mail:Your complaint is being looked into.親切e-mail:We are looking into your complaint.官樣e-mail:You will receive your computer by next week.親切e-mail:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

2、一針見血,可以清楚就不要模糊

寫email最忌諱文縐縐,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要刻意用自以為正式但其實(shí)意思模模糊糊的字。

舉個(gè)例子:

模糊字:contact

清楚字:call/write/visit

模糊字:soon

清楚字:by March 15

3、言簡(jiǎn)意賅,可以一個(gè)字就不要兩個(gè)字

大部分商業(yè)人士,每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡(jiǎn)明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容,請(qǐng)毫不留情的舍棄。

舉個(gè)例子

冗長(zhǎng)句:The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

精簡(jiǎn)句:The paper jam destroyed the copy machine.

冗長(zhǎng)句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精簡(jiǎn)句:The enclosed brochure shows further manufacture details.

4、詞匯樸實(shí),用對(duì)方看得懂的關(guān)鍵字

每個(gè)行業(yè)都有自己的行話,寫e-mail時(shí)要確定別人懂不懂你的行話,也盡量不用華麗詞藻。西方人習(xí)慣使用樸實(shí)的語言。

舉個(gè)例子

迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

樸實(shí)句:We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

迂回句:The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

樸實(shí)句:Supply determines demand.

5、技巧表達(dá),讓人覺得you're helpful

同樣一件事說法不同,得到回應(yīng)就不同,有技巧的說法讓人樂于為你效勞。

舉個(gè)例子

拙劣說法:In order to complete the claim you made, simply…

漂亮說法:To complete your transaction,…

拙劣說法:We want to get our check.

漂亮說法:To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

6、起好標(biāo)題,起一個(gè)專業(yè)的信件標(biāo)題

也許很多人沒有意識(shí)到,e-mail的標(biāo)題是很重要的一部分,郵件給對(duì)方的第一印象就是透過標(biāo)題來完成。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容,看起來像群組垃圾郵件,命運(yùn)就是直接進(jìn)入垃圾桶。

舉個(gè)例子

不專業(yè)標(biāo)題:How are you?

專業(yè)標(biāo)題:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不專業(yè)標(biāo)題:Can we work together?

專業(yè)標(biāo)題:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

二、寫商務(wù)英語郵件的方法

1、明確主題

在郵件的主題行中明確表明郵件的主要內(nèi)容。這有助于收件人快速了解郵件的目的,并決定其優(yōu)先級(jí)。避免使用過于模糊或復(fù)雜的主題,確保主題簡(jiǎn)短且準(zhǔn)確。

2、使用正式且專業(yè)的語言

選擇適當(dāng)?shù)脑~匯和語法結(jié)構(gòu),確保郵件內(nèi)容的專業(yè)性。避免使用口語化、俚語或非正式的表達(dá)方式。保持禮貌和尊重,使用正確的稱謂和結(jié)束語。

3、結(jié)構(gòu)清晰

采用傳統(tǒng)的商務(wù)郵件結(jié)構(gòu),包括稱呼、正文、結(jié)尾和簽名等部分。正文部分應(yīng)清晰地闡述目的、要點(diǎn)和請(qǐng)求(如果適用)。使用段落和列表來組織信息,使郵件易于閱讀。

4、簡(jiǎn)潔明了

盡量使郵件內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了,避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的句子。突出關(guān)鍵信息,使收件人能夠迅速了解郵件的主要內(nèi)容。避免使用過多的行話或?qū)I(yè)術(shù)語,確保郵件內(nèi)容易于理解。

5、檢查語法和拼寫

在發(fā)送郵件之前,務(wù)必仔細(xì)檢查語法、拼寫和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等錯(cuò)誤。使用拼寫檢查和語法檢查工具可以幫助您提高郵件的質(zhì)量。確保郵件中的數(shù)字和日期格式正確,并遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。

6、考慮文化差異

在與不同國(guó)家或地區(qū)的收件人通信時(shí),了解并尊重他們的文化差異。注意使用適當(dāng)?shù)姆Q謂和問候語,以避免冒犯或誤解。在涉及重要商務(wù)決策或敏感話題時(shí),考慮使用更正式或保守的措辭。

特別提醒:如果大家想要了解更多英語方面知識(shí),或者想要深入學(xué)習(xí)英語的,可以掃以下二維碼,定制滬江網(wǎng)校精品課程,高效實(shí)用的個(gè)性化學(xué)習(xí)方案,專屬督導(dǎo)全程伴學(xué)

通過遵循這些技巧,您可以編寫出更加專業(yè)、清晰且得體的商務(wù)英語郵件,從而更有效地與同事、客戶和合作伙伴進(jìn)行溝通。