在職場中，使用商務英語寫郵件的頻率越來越高，但是我們或許只是會用英語寫郵件，而不知道商務英語郵件的具體寫作格式。正確的郵件格式是提高效率的重要途徑，今天就為大家總結了商務郵件的寫作格式和禮儀，相信讀了這篇文章大家肯定能有所收獲。

　　一、郵件標題

　　1、一定不要發(fā)空白標題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標題，但最后直接空白標題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習慣，先把標題寫好。

　　2、標題應「簡明扼要」，能反應文章內容或者重要性，不宜冗長。

　　3、標題里應盡量不用特殊符號和長串的數(shù)字，以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

　　4、回復對方郵件的時候，可以根據(jù)需要更改標題，不要一長串"RE"。比如要回復收件人關于一款小黃人設計圖的問題，郵件標題就可以簡單地描述如下：RE:Art work of minions item

　　二、附件

　　1、如果有附件，標題寫好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習慣，不要等到郵件寫完最后再上傳，最后很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒上傳。

　　2、郵件有附件時，應在正文里提醒收件人查收附件。

　　3、附件個數(shù)不宜過多，一般不超過4個。數(shù)量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

　　4、如果附件內容是特殊格式，應告知收件人打開方式，以免影響使用。

　　5、如果附件過大，最好拆分為多個郵件發(fā)送，或者通過網(wǎng)盤分享。單封郵件附件過大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

　　三、郵件內容

　　1、首先是稱呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

　　2、郵件內容都左對齊頂格寫，開頭不留空格。

　　3、寫正文的時候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之后「直奔主題 」。

　　4、能用簡單句的時候不用復雜句，能用簡單詞匯的時候不用復雜詞匯。郵件內容力求簡潔明了，表述準確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

　　5、如果郵件涉及信息比較多，可以按要點進行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

　　6、注意措辭，多用虛擬語氣和委婉語氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場，又不至于太生硬，更容易讓對方接受自己觀點。

　　7、電子郵件可以輕易的被轉發(fā)給他人，也是書面的證據(jù)，所以郵件內容務必慎重客觀，切不可信口開河。

　　8、郵件最后要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經(jīng)說過感謝的話語，結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。

　　9、郵件結尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

　　四、收件人

　　1、盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內容直接相關聯(lián)系人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

　　2、不是郵件內容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人，這是不可取的。

　　3、如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

　　4、需要添加多個收件人或者抄送人的時候，一般會按照職位高低進行排序。

　　五、其他需要注意的細節(jié)

　　1、最好設置一個簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時查找。

　　2、郵件寫好之后，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤，語句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒問題再發(fā)送。

　　以上就是關于商務英語郵件的寫作格式和禮儀，大家一定要牢記這些規(guī)則和方法，既要學好商務英語，又要掌握正確的郵件寫作格式，從而避免在與別人進行郵件來往的過程中犯錯誤。