在國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的今天，中國(guó)越來(lái)越多的企業(yè)開始走向世界，或許對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)商務(wù)英語(yǔ)比較陌生，但是對(duì)于一些經(jīng)常跑貿(mào)易的人來(lái)說(shuō)，卻是一門不能缺少的技術(shù)，今天滬江小編就給大家分享商務(wù)英語(yǔ)郵件有哪些寫作方法，一起來(lái)看一下吧。

　　商務(wù)英語(yǔ)郵件有哪些寫作方法

　　用口語(yǔ)化去寫作。商務(wù)郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體(比如學(xué)術(shù)論文)不同?，F(xiàn)代商務(wù)郵件寫作提倡語(yǔ)言自然、流暢，就像面對(duì)面的口語(yǔ)交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個(gè)性和情感，讓讀者感覺到作者是一個(gè)活生生的人，而不是一臺(tái)毫無(wú)感情的公文機(jī)器。這樣的句子過(guò)于正式，讀起來(lái)也很費(fèi)解。這實(shí)際上會(huì)給讀者造成距離感，影響商務(wù)溝通的效果，它們可以改為更加自然的說(shuō)法。

　　使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。一般情況下，在商務(wù)郵件中使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)會(huì)顯得語(yǔ)氣生硬、官腔官調(diào)，使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)則會(huì)更加有趣有力。當(dāng)然，并不是所有的情形下都必須要使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。當(dāng)動(dòng)作發(fā)出的主語(yǔ)不明確或者不重要的情況下要使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。同時(shí)，由于在被動(dòng)語(yǔ)態(tài)中看不出動(dòng)作發(fā)出者是誰(shuí)，有時(shí)候在商業(yè)中為了逃避責(zé)任或者含糊其辭，我們也會(huì)使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

　　多使用短句。研究表明，句子的長(zhǎng)度與人們的理解程度有直接聯(lián)系。當(dāng)句子的長(zhǎng)度在15至20個(gè)單詞時(shí)，首次閱讀就能理解的人所占的比例為75%，當(dāng)句子單詞長(zhǎng)度在27個(gè)以上時(shí)，這一比例馬上降到4%。由于商務(wù)郵件講究溝通的效率和準(zhǔn)確性，因此應(yīng)該盡量使用短句。

　　多使用動(dòng)詞而不是名詞。動(dòng)詞名詞化(例如將avoid寫成the avoidance of)會(huì)拉長(zhǎng)句子，而且會(huì)使寫出來(lái)的句子不夠生動(dòng)，缺少人情味。我們?cè)趯懽鲿r(shí)要盡量使用動(dòng)詞而不是名詞。

　　商務(wù)英語(yǔ)郵件的寫作技巧

　　1、保持專業(yè)的語(yǔ)調(diào)

　　直接不是錯(cuò)(To be straightforward is good)，但請(qǐng)別將情緒和非正式(informal)語(yǔ)言帶入郵件中，也盡量避免縮寫(contractions such as for )和簡(jiǎn)寫(abbreviations such as for 。但其實(shí)關(guān)于一封郵件表述是否正式，是仁者見仁、智者見智的。請(qǐng)看以下例子：

　　Original:

　　Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!

　　這肯定是非常不正式的——就算是對(duì)商業(yè)領(lǐng)域長(zhǎng)久的合作伙伴也不能這么說(shuō)，更何況還出現(xiàn)了諸如>這樣替代的口語(yǔ)化表達(dá)——是很不專業(yè)的。

　　After reedited:

　　Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.

　　但每個(gè)工作環(huán)境都有它對(duì)于正式與否的定義—我們稱作企業(yè)文化(work culture)：如果是整個(gè)環(huán)境里都接受的、約定俗成的寫作，也可能無(wú)妨。但還是要守住底線：不要用縮寫、簡(jiǎn)寫，盡量使用完整句子，不要有語(yǔ)法錯(cuò)誤。當(dāng)然更不要寫出一些讓老板不高興的內(nèi)容比如把名字、頭銜寫錯(cuò)。

　　2、校對(duì)你的郵件內(nèi)容

　　校對(duì)的作用除了包括避免以上不合宜的寫作發(fā)生，還包括檢查標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，排除全部大寫的情況除非——發(fā)出Email的一方是你老板或是擁有其他senior一點(diǎn)身份的人。筆者就曾經(jīng)遇到過(guò)這樣的情況：批改作業(yè)的是英國(guó)人也是個(gè)長(zhǎng)輩，他的評(píng)語(yǔ)就采用了全部大寫的方式——一開始拿到時(shí)完全讓人受不了-就像是看到他當(dāng)面在對(duì)著你咆哮一樣，但當(dāng)事后從別處了解到這就是他們那一代人的表達(dá)習(xí)慣時(shí)你就接受了。所以，了解對(duì)方的文化背景甚至生活習(xí)慣也是很重要的——它可以避免一些誤解(misunderstandings)發(fā)生。

　　最后如果一封郵件要發(fā)給很多人(a large number of people)，那么最好找?guī)讉€(gè)人校對(duì)比較好。

　　3、把握郵件的開頭語(yǔ)和結(jié)尾

　　問(wèn)候最好簡(jiǎn)潔正式。根據(jù)對(duì)話發(fā)生的背景(context)選擇是否要稱呼對(duì)方的名字。如果對(duì)方是一個(gè)商業(yè)主體或是一個(gè)并不特指的人(unspecified person)，那么名字就可以省了。以下是一些例子：

　　Good afternoon,

　　Greetings,

　　Dear Dr. Smith

　　Mrs. Clinton

　　此外一個(gè)恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾(an appropriate closing)總是禮貌的并能暗示郵件已經(jīng)到了結(jié)尾(to imply the email has come to an end)。慣常的結(jié)尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外還有以下這些：

　　I look forward to your response.

　　I hope to hear from you soon.

　　Thank you for your time.

　　那么回到之前買蛇的那封，可能結(jié)尾是Thank you for your attention to this matter就是恰當(dāng)?shù)摹?/p>

　　4、署上你的名字

　　簽名非常重要：在一些辦公自動(dòng)化郵件系統(tǒng)里會(huì)有可供操作的自動(dòng)回復(fù)簽名，可以根據(jù)自己的喜好進(jìn)行調(diào)整(be customized to your liking)。但請(qǐng)記住無(wú)論你是什么樣的職位和身份，對(duì)外發(fā)出去的郵件都會(huì)或多或少代表你所在的組織特點(diǎn)和你自己的工作定位，所以設(shè)定簽名時(shí)一定要謹(jǐn)慎。我們來(lái)看下面一兩個(gè)例子：

　　I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.

　　——這是一個(gè)做前臺(tái)和event coordination的員工的自動(dòng)回復(fù)。大家可以從字里行間感受到TA的熱情(as soon as I can after that)，而且行文也很簡(jiǎn)潔。

　　I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.

　　Kind regards

　　Kate

　　——這是一個(gè)與外國(guó)政府機(jī)關(guān)工作人員(當(dāng)時(shí)的)對(duì)接項(xiàng)目時(shí)的回郵。大家可以同樣從字里行間體會(huì)到政府機(jī)關(guān)工作人員(不分國(guó)籍的)所應(yīng)有的態(tài)度(相比前一條)：莊重(Kind regards)、權(quán)威(be out of the office、respond to…on my return)。

　　最后，單就名字的正式性排序有如下標(biāo)準(zhǔn)：

　　Dr. Jane Smith (most formal)

　　Dr. Smith (slightly less formal)

　　Jane Smith (somewhat informal)

　　Jane (informal)

　　5、聯(lián)系方式的加入

　　如果你想對(duì)方通過(guò)傳真(fax)、手機(jī)號(hào)(phone number)、地址(address)或網(wǎng)站找到你，那么也可以把這些信息加入到你的定制(customized)簽名中。

　　以上就是滬江小編為大家整理的商務(wù)英語(yǔ)郵件有哪些寫作方法，在商務(wù)英語(yǔ)郵件中，不管是用詞還是格式都是需要非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，否則可能會(huì)造成客戶流失，希望本篇文章中介紹的寫作方法能夠幫助大家更好的完成郵件寫作。