現(xiàn)代職場，越來越依賴郵件溝通了。
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但很多時(shí)候，我們常遇到這樣的問題：發(fā)出去的郵件，怎么又石沉大海了？怎么總沒有回復(fù)？
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最近，F(xiàn)ast Company 雜志就總結(jié)出：你的郵件沒有得到別人及時(shí)的回復(fù)，很可能是因?yàn)槟愕泥]件中出現(xiàn)了一些“破壞性的問題”，阻礙了溝通的遞進(jìn)和推動。
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下面我們看下《快公司》總結(jié)的“郵件常見毛病”。
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#1 郵件主題陳舊
A subject line the thread has outgrown
郵件得不到回復(fù)的“第一大殺器”莫過于：郵件主題陳舊。
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我們常在最初郵件頁面上反復(fù)回復(fù)郵件，主題往往就變成 “Re: Re: Re: Tuesday?”
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這種郵件的問題是：
很可能因?yàn)橹黝}似曾相識，別人認(rèn)為這是一封已經(jīng)查看過的郵件而忽略掉。
即使事情有了突破性進(jìn)展，但陳舊的主題也不會讓對方有點(diǎn)開的欲望。
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解決方案--
Just amend it to reflect what you’re now writing to discuss. Don’t be afraid to change a thread’s subject line if it’s become obsolete or if you’re taking it in a new direction.?
修改主題，讓別人知道你想要溝通討論的要點(diǎn)。如果所討論內(nèi)容已過時(shí)，或需要改變方向，就及時(shí)改變郵件主題。
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比如，“New Idea to Engage Millennials” 這樣的郵件主題肯定會比 “Re: Re: Re; Tuesday?” 讓別人更想點(diǎn)開郵件看看是怎么回事。

#2 郵件沒有清晰要點(diǎn)
Your emails don't have a clear point
很多人寫不好工作郵件的另一原因是：寫郵件如同寫散文，“形散神也散”，無中心思想、無明確要點(diǎn)。
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這種郵件中都是“車轱轆話”，寫了一大堆，但邏輯混亂，想要表達(dá)的意思如深水炸彈，埋在大段大段廢話背后。
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這種郵件的問題在于：你這是強(qiáng)迫收件人像做中學(xué)閱讀理解題一樣，要很認(rèn)真閱讀才能找到中心思想，無形中增加了閱讀障礙。浪費(fèi)別人寶貴的時(shí)間，破壞別人心情，讓收件人對你反感。
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解決方案--
Decide what you want your reader to learn before you hit “send.” Take what you think is your point and add the words, “I believe . . .” to the front of it and make sure it appears within your first three sentences.
在點(diǎn)擊“發(fā)送”前，弄清楚你到底想傳達(dá)給收件人什么信息。把你的想法列為要點(diǎn)，并在句子前加上“I believe……”這樣的表達(dá)。確保你的觀點(diǎn)在前三句話中就展現(xiàn)出來。

#3 態(tài)度生硬，沒有問候語
Skipping a greeting
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禮貌是說起來容易，做起來很難的事情。
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寫郵件時(shí)，人們一開始就平鋪直敘提要求，而忘記最基本的禮貌：不加問候語。
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雖然問候語不需要特別正式，但如果沒有，會給人很突兀的感覺，讓人覺得是被“利用”，只是一個(gè)需要做事的工具。
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而加上哪怕最簡單的問候語，就能讓人下意識感受到誠意。
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解決方案--
Always start with a quick greeting. If you’re writing to multiple people, consider, “Hi team” or “Hi everyone.”
請以簡單的問候語開頭。如果你這封信是寫給很多人看的，可以用“Hi team”或“Hi everyone”這樣的問候語。
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如果是要麻煩耗費(fèi)不少時(shí)間和心力的事情、或是面對還不太熟悉的人，可以用Dear XXX 表示感謝或尊敬。
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#4 感謝太空洞
Your thanks ring hollow
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別人給了你幫助，你也知道要感謝別人，但只會用“thanks”?
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這種thanks式的感謝，真是沒有營養(yǎng)也沒有心意的表達(dá)，還不如發(fā)個(gè)笑臉。
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空洞的，充滿套路痕跡的感謝句式，讓別人覺得不辭辛苦的幫忙，卻沒有換來等量的認(rèn)可，會有一種不值得的受傷感，下次就不用用心對待你的請求了。
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解決方案--
Say what you’re thanking them for. Always include the “why” when you show appreciation, give credit, and include details–the more, the better.?
清楚地告訴對方感謝的理由。而且理由越詳細(xì)越好。
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Taking the time to be explicit in how you express appreciation in your emails demonstrates your commitment to the team and helps win their trust.
花一點(diǎn)時(shí)間說清楚別人的幫助、共享，會增加一起合作、共事的人對你的信任。
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比如：
I really appreciate your taking the time to give detailed and constructive advices to our design and make it more attractive to young people.?
謝謝你百忙中抽出時(shí)間提出詳細(xì)又很有建設(shè)性的意見，這讓我們的設(shè)計(jì)方面對年輕群體更有吸引力。
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這種表達(dá)就是反空洞的。所以正確的做法就是：用具體事例和成果肯定別人的幫助。

#5 語法和拼寫錯(cuò)誤
Grammar and spelling errors
語法和拼寫看起來是很小的注意點(diǎn)，很多人并不在意。
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但正如英國諺語所說：the devil is in details （魔鬼在細(xì)節(jié)處）。
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但這些看似細(xì)小的錯(cuò)誤，會讓你在別人眼中的觀感變得非常糟糕，在潛意識里將你與態(tài)度不端正、做事浮躁的形象聯(lián)系起來。
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一旦發(fā)生幾次這樣的小錯(cuò)誤，別人會認(rèn)為你習(xí)慣性地不靠譜，很難認(rèn)定你是個(gè)可以交付信任的合作伙伴。
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解決方案--

Scan for typos before sending, and always use spell-check. For an even better review, read your email.?
在點(diǎn)擊發(fā)送按鈕前，仔細(xì)看一遍拼寫問題，可以使用軟件拼寫檢查差錯(cuò)別字。

This can illuminate errors and redundancies you might otherwise miss. The time you invest in revising your email now can determine its impact later.
通讀下郵件，這樣可以大大減少不容易發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或冗余?；c(diǎn)時(shí)間來檢查郵件，絕對會對后續(xù)影響大有幫助。
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#6 只苛責(zé)，沒有建議
Slams without suggestions
職場郵件溝通，肯定不能一味地寫贊歌。
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更多的時(shí)候，我們是希望借助郵件溝通來解決問題。
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而且相比較起電話、面對面對話方式，郵件溝通可以留出更多的思考時(shí)間和文字斟酌的余地，能緩沖掉絕大多數(shù)劍拔弩張，能很好解決不好意思開口的問題。
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但即便如此，在郵件中指出別人問題，仍需要注意技巧。要不然，可能會：
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你說了想說的話，你爽快了，但傷了別人感情。
別人感情受傷，更沒有動力尋找解決方案，問題將一直擱置，兩敗俱傷。
如果你總是這樣，別人認(rèn)為你是故意唱反調(diào)、找他的茬，同事關(guān)系岌岌可危。
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解決方案--

The next time you send an email criticizing an idea, include suggestions for improving it immediately after you lay out your critique.?
下一次如果你想發(fā)郵件提批評，記住一定要給出相應(yīng)的改進(jìn)意見。

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This shows not only that you’re a problem solver but that you possess leadership skills, too.?
這樣就告訴別人：你不僅是問題解決者，還有領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)力。
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You’re more likely to develop strong, long-term working relationships with your recipients this way. No one likes a hit-and-run naysayer in real life, so don’t think you can get away with it by email, either.
你和收件人的工作關(guān)系更牢固、長久。沒人喜歡老是唱反調(diào)的人，查閱郵件也是一樣的道理。